כך תכין תזרים מזומנים בעסק

שימוש נכון בתזרים המזומנים עשוי להיות ההבדל בין "להיות" או "לחדול" עבור העסק שלך. הבנקים, מתוך הבנת חשיבותו של כלי התזרים, החלו לדרוש מהעסקים, בכל פנייה, להציג בפניהם את דוח התזרים המעודכן. ואכן, התוצר הסופי של תזרים המזומנים הוא מסמך דמוי דף חשבון הבנק

מאת חיים איזנפלד *

תזרים המזומנים הוא כלי לניהול זרמי המזומנים הנכנסים והיוצאים מהעסק בכל יום ויום. זה כלי חשוב ביותר לניהולו השוטף של העסק ולצורך קבלת החלטות פיננסיות שונות. התזרים מאפשר לבעל העסק באופן קבוע מה יתרות המזומנים החזויות שלו ולהיערך בהתאם. יש עסקים המנהלים את התזרים שלהם באופן חלקי (דרך יומן שנה או במחברת) ויש שמנהלים אותו בצורה מלאה (למשל, בתוכנת אקסל, בתוכנה ייעודית או בתוכנות המשולבות בתוכנת הנהלת החשבונות). במקרים רבים, שימוש בתזרים המזומנים הוא ההבדל בין "להיות" או "לחדול". יותר מדי עסקים נכשלים כיום, מאחר שאינם מבינים את חשיבותו של תזרים המזומנים ואינם דואגים לנהל אותו כראוי.

הבנקים, מתוך הבנת חשיבותו של כלי תזרים המזומנים בעסק, החלו לדרוש מהעסקים להציג בפניהם את דוח התזרים המעודכן, הן באופן שוטף והן בעת בקשת אשראי. אכן,

התוצר הסופי של תזרים המזומנים הוא מסמך דמוי דף חשבון הבנק. בדומה לדף הבנק, גם דף התזרים מורכב מ-5 עמודות: תאריך הפעולה, תיאור הפעולה, תנועה בזכות, תנועה בחובה ויתרה יומית – בחתך יומיומי, לאורך כל תקופת התקציב. דף זה מציג לעסק את תחזית יתרותיו העתידיות, בין אם חיוביות ובין אם שליליות, לחודשים הבאים. המשמעות היא, שאם התחזית נערכה כהלכה, דף החשבון שיקבל העסק מהבנק בחודש הבא יהיה דומה מאוד לדף התזרים.

הפירוט היומי בתזרים נעשה, לרוב, עד 3 חודשים קדימה. דף התזרים יכול לשמש כדי לבחון תרחישים שונים ואת השינוי ביתרות המזומנים כתוצאה מהם, ולקבל החלטות בהתאם. ניהול התזרים גם מדרבן את בעל העסק לגבות כספים במועד, מתוך הבנת הנזקים הטמונים באי הגבייה. כמובן, מומלץ לנהל תזרים מזומנים מוקדם ככל האפשר. קל לנהל אותו ואין לחשוש מכך.

הכנת תזרים המזומנים בצורה מקצועית

 

כדי להכין את דף תזרים המזומנים יש להעריך תחילה את זרמי המזומנים הנכנסים לעסק מהפעילות השוטפת. כמובן, המקור העיקרי לכניסת המזומנים לעסק הוא התשלומים שגובה העסק בגין המוצרים ו/או השירותים שהוא מוכר. מזומנים עשויים להגיע גם ממכירות חד-פעמיות של ציוד, מבנים וכלים, מהחזרי מס הכנסה, מהחזרי מע"מ, מהשכרת נדל"ן ועוד. כל הפרטים הרלוונטיים מופיעים בחשבונית המס, המתעדת כל מכירה: שם הלקוח, המוצר, הכמות שנמכרה, תאריך הקנייה וסכום הקנייה. יש להקפיד לציין את תאריך התשלום בחשבונית.

בשלב הראשון, אוספים את הנתונים מהחשבוניות ויוצרים את הזרם המרכזי של תזרים המזומנים הנכנס. בשלב השני, יש לזהות את הרגלי התשלום של כל לקוח ולקוח, ובמיוחד של הלקוחות החשובים, ולעדכן את רשימת התאריכים בהתאם. לקוח שידוע כי יאחר שבועיים בתשלום, הסכום שאמור להגיע ממנו יירשם בתאריך התשלום בפועל ולא כפי שרשום בחשבונית. זיהוי דפוסי ההתנהלות של הלקוחות מאפשר לעסק לטפל בכל אחד מהם על מנת שהכסף ייכנס לקופת העסק במועד. בנוסף, אם יש צורך בכך, בוחן העסק מה האפשרויות שבידיו להקדמת התשלומים מהלקוחות (ואת עלויות ההקדמה) ומשלב גם אותן בתזרים.

בכל הקשור ליציאת המזומנים מהעסק, הרי שרוב הנתונים לשנה הקרובה ידועים, חלקם בסכום ברור וחד, מתוך הפעילויות השוטפות, כמו: הוצאות שכר דירה, תשלומים לעירייה, הוצאות ליסינג שונות ועוד. יש הוצאות נוספות שאפשר לחזות בקלות, כמו תשלומי שכר עבודה נטו, הוצאות נלוות לשכר העבודה, תשלום לקבלני משנה ועוד.

במקביל, קיימים סעיפי תשלום מורכבים יותר, שיש לבצע מספר פעולות כדי לחזות אותם, כמו סכום המע"מ החודשי: יש להעריך את המכירות החודשיות לאורך כל תקופת התכנון, לחזות את תאריכי קבלת התשלומים, לחזות את ההוצאות בעסק ולחלץ מהם את סכומי המע"מ.

צריך לשלב בתזרים גם את תקציב ההשקעות של העסק, המיועד לרכישת רכוש קבוע, כגון: ציוד, כלים, רהיטים, רכב, נדל"ן ועוד. דף התזרים יציג את תמונת המצב הפיננסי של העסק ומה האפשרויות העומדות לרשותו למימון השקעותיו, בהקשר למקורות המימון וכושר ההחזר של העסק. יש לשים לב, כי קניית רכוש קבוע מחייבת תכנון מדוקדק של מערכת ההוצאות של העסק. לרכישות אלה השפעה מיידית על תזרים המזומנים בסכומים גדולים, ולכן יש להיערך אליהם באופן ממוקד.

עם שילוב תקציב ההשקעות בתזרים המזומנים השוטף, מתקבל תזרים המזומנים הכולל. תזרים זה מציג תמונה מלאה של צורכי המימון של העסק, לטווח הקצר, הבינוני והארוך.

שיטות לניהול התזרים על פי נתיב יעוץ

 

יש שלוש דרכים לנהל את דף תזרים המזומנים: שתיים ממוחשבות ואחת ידנית.

1. ניהול תזרים ממוחשב ואוטומטי

הדרך הראשונה, והקלה ביותר, מתאימה לעסקים שיש ברשותם תוכנת הנהלת חשבונות, הכוללת מודולים של חשבוניות, קבלות ושיקים. למודולים אלה יש להוסיף את מודול התזרים, האוסף באופן אוטומטי את הנתונים מתוך המודולים הקיימים: כל חשבונית שנשלחה, כל קבלה שנמסרה וכל שיק שהוצא.

הרישום האוטומטי של החשבוניות, הקבלות והשיקים מכסה את מרבית התנועות הנדרשות להכנת תזרים המזומנים. כעת נותר רק להוסיף תשלומים שונים, שלגבי חלקם ידוע גובה התשלום (למשל, ארנונה, שכר דירה, שכר עבודה ועוד) ולגבי חלקם ניתן רק להעריך מה יהיה גובה התשלום (מס הכנסה, ביטוח לאומי, מע"מ חזוי וכל הוצאה נראית אחרת). בלחיצת כפתור, תניב התוכנה את התוצר הסופי: התזרים היומי החזוי במהלך החודש.

2. ניהול תזרים בעזרת תוכנה ייעודית

דרך זו מתאימה לכלל העסקים, ובעיקר לאלה שיש בהם מערכת הנהלת חשבונות, אך ללא מודולים ממוחשבים של חשבוניות, קבלות ושיקים. היא מאפשרת לבעל העסק לקבל את הנתונים במגוון של חתכים ניהוליים, בממשק פשוט וידידותי. אפשר להוסיף למערכת תוכנת תזרים מזומנים ייעודית ולהקליד את כל הנתונים באופן ידני. התוצאה דומה לתוצאה המתקבלת בסעיף הקודם.

3. ניהול תזרים ידני

דרך זו מתאימה למי שמערכת הנהלת החשבונות שלו נמצאת מחוץ לעסק ומנוהלת בידי מנהל חשבונות חיצוני. כאן נדרשת עבודה ידנית מרובה, הכוללת הכנת רשימות (על דף נייר או בגיליון אלקטרוני במחשב כמו אקסל) של כל החשבוניות החודשיות, כל הקבלות החודשיות, כל השיקים הנכנסים, כל השיקים היוצאים, כל התקבולים וכל התשלומים. את כל הרשימות מאחדים לרשימה אחת, בחתך יומי לאורך כל החודש, בהתאם לחמש העמודות הנדרשות בטבלה. תיאורטית, הדבר אפשרי, אך העבודה הרבה הכרוכה בכך הופכת את השיטה לבלתי מעשית.

 

* הכותב הוא נשיא לשכת היועצים העסקיים בישראל, כלכלן, יועץ עסקי ומומחה לבניית מערכות בקרה כלכליות וניהוליות, ואחד מכותבי הספר: "מעסק שורד לעסק מצליח – ניהול ללא חריגה בבנק".

פנו אל המומחים המקצועיים שלנו אשר יסייעו לכם להכין תזרים מזומנים נכון לעסק.  חייגו עכשיו 03-6081911!